Діловод

Здійснює приймання, попередній розгляд, розподіл, реєстрацію, облік вхідної кореспонденції, передає її на розгляд уповноваженої особи Фонду на ліквідацію банку та до виконавців, оформляє реєстраційні картки;реєструє підписані вихідні службові документи та відправляє їх засобами поштового, спеціального та електрозв’язку; приймає, опрацьовує, реєструє і своєчасно передає на розгляд уповноваженої особи Фонду на ліквідацію банку та до виконавців звернення громадян, контролює виконання та приймання документів для формування справи згідно з інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у банку;приймає та здійснює централізовану реєстрацію наказів та розпоряджень;контролює проходження документів та їх правильне оформлення, контролює строки надання виконавцями відповідей на депутатські звернення, адвокатські запити, доручення Кабінету Міністрів України, звернення громадян, запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, правоохоронних органів, підприємств, установ та організацій;бере участь у розробленні номенклатури справ та складає зведену номенклатуру справ;надає методичну допомогу в організації діловодства, формуванні та оформленні справ у структурних підрозділах банку;організовує впровадження національних стандартів та інших нормативів з питань діловодства у банку;розробляє інструкцію з діловодства у банку, інші нормативні акти банку, які регулюють питання організації роботи з документами;здійснює організаційнометодичне керівництво і оперативний контроль за дотриманням правил ведення діловодства працівниками структурних підрозділів банку;готує інформацію про стан роботи з документами, виконавську дисципліну, дотримання нормативних документів з питань діловодства;готує інформацію про вхідні, вихідні документи та звернення громадян;готує інформацію та аналітичні довідки щодо стану документообігу в банку, вживає необхідних заходів щодо його вдосконалення;приймає від структурних підрозділів банку документи, роботу з якими у діловодстві закінчено, та зберігає архівні документи з різними видами матеріальних носіїв інформації;перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву;шифрує, систематизує, розміщує справи, веде їх облік;здійснює попередню експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складає та подає на розгляд експертної комісії банку проекти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення документів для їх знищення;організовує користування архівними документами, надає архівні довідки, копії, витяги з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181;готує акти для передавання справ на державне зберігання, на списання і знищення матеріалів, строки зберігання яких минули;здійснює передавання оформлених справ до Національного банку України;організовує знищення документів, зазначених в акті про вилучення для знищення документів;бере участь у роботі з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів;стежить за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення їх збереження;контролює додержання правил протипожежного захисту в приміщеннях архіву;готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву;вживає заходів щодо використання в роботі сучасних технічних засобів;подає безпосередньому керівнику пропозиції щодо удосконалення діловодства та архівування документів у банку; бере участь у підготовці заходів щодо зміцнення трудової дисципліни, забезпечення охорони праці; виконує інші завдання відповідно до покладених на нього обов’язків, визначені безпосереднім керівником; у разі одноособового виконання функцій підрозділу документообігу та архівної справи банку – безпосередньо виконує завдання і функції підрозділу документообігу та архівної справи банку.

Прием и распределение (по назначению) телефонных звонков; ведение телефонных переговоров (от имени клиентов, от имени руководителя); регистрация и отправка (прием) корреспонденции, почты, разбор электронной почты; расписывание документации по отделам, управлениям, департаментам согласование документации на подпись руководству; прием, отправка, передача по предназначению факсов встреча гостей, клиентов; расписание дня руководителя; контроль за выполнением распоряжения руководителя; обеспечение офиса всеми необходимыми принадлежностями (чай, кофе, вода, канцелярия, продукты); личные поручения руководителя

Прием и распределение (по назначению) телефонных звонков; ведение телефонных переговоров (от имени клиентов, от имени руководителя); регистрация и отправка (прием) корреспонденции, почты, разбор электронной почты; согласование документации на подпись руководству; прием, отправка, передача по предназначению факсов встреча гостей, клиентов; расписание дня руководителя; контроль за выполнением распоряжения руководителя;

Прием и распределение (по назначению) телефонных звонков; ведение телефонных переговоров; регистрация и отправка (прием) корреспонденции, почты, разбор электронной почты; расписывание документации по исполнителям; согласование документации на подпись руководству; прием, отправка, передача по предназначению факсов; контроль за выполнением распоряжения руководителя; подбор персонала в отдел; контроль обучения новых сотрудников до истечения испытательного строка; обеспечение офиса всеми необходимыми принадлежностями устранение ошибок + контроль за недопустимостью ошибок ; совещания отдела (выговоры, похвалы, премии).

Прием и распределение (по назначению) телефонных звонков; ведение телефонных переговоров (от имени клиентов, от имени руководителя); регистрация и отправка (прием) корреспонденции, почты, разбор электронной почты; расписывание документации по отделам, управлениям, департаментам согласование документации на подпись руководству; прием, отправка, передача по предназначению факсов встреча гостей, клиентов; расписание дня руководителя; контроль за выполнением распоряжения руководителя; подбор персонала в административный отдел; прием на работу сотрудников в административный отдел; контроль обучения новых сотрудников до истечения испытательного строка; обеспечение офиса всеми необходимыми принадлежностями (чай, кофе, вода, канцелярия, продукты); контроль бухгалтерии за своевременными оплатами платежей, проверка счетов касающихся бухгалтерии; контроль работы обслуживающего персонала; устранение ошибок + контроль за недопустимостью ошибок обслуживающего персонала; совещания административного отдела (выговоры, похвалы, премии); контроль за посещением руководителем всех назначенных встреч (согласование + отмена + перенос + предупреждение об опозданиях или переносе встречи); контроль открытия и закрытия офисных помещение, сигнализация, кодировка, наличие ключей, своевременная передача офиса на пульт охраны; контроль своевременного составления документов, устранение простоя работы административного отдела; решение конфликтных ситуаций возникших как с клиентами так и внутренних конфликтов; полноценное выполнение должностных обязанностей; поиск + обработка информации разных направлений; рекламная продукция, реклама в Интернете, газетах, бил-бордах, радио; ксерокс, сканер; личные поручения руководителя; сопровождение клиентов (от охраны по всем необходимым клиенту отделам, управлениям, департаментам для полноценного решения всех вопросов, проблем); составление, регистрация служебных записок + контроль выполнения после расписания руководством + своевременный доклад о выполнении, напоминание нижестоящему звену о строках поставленных руководителем для выполнения того или иного задания; составление договоров разных направлений + согласование с юридическими службами + служба безопасности + подписание у руководства + контроль за выполнением всех пунктов договора обеими сторонами; прием работ по договору + акты выполненных работ (доп. cоглашения в случае форс-мажора)+ контроль устранения форс-мажора, если такой имеется.

Входящая, исходящая документация, факс, ксерокс, мини-АТС, составление полного и частичного графика работы руководителя, организация приёмов, конференций, презентаций, заключение договоров разных направлений (аренда, съём, заём), контроль своевременной оплаты счетов а так же оплаты за аренду помещений арендаторами, организация поездок, открытие виз, бронирование гостиниц, заказ и выкуп авиа билетов, контроль бюджета работы приемной, контроль техперсонала, координация работы водителей (расход бензина, состояние машины, своевремненный ТО, контроль работы водителей).

Контактна інформація доступна лише для зареєстрованих роботодавців.
Перейти до реєстрації компанії/банку