Деловод

приймання, реєстрація (ведення на паперових носіях та в електронному вигляді книг обліку та журналів реєстрації) та розподіл кореспонденції (передача асистентам на візування Голові та Членам Правління за напрямками діяльності та інше), сканування, направлення на розгляд відповідальних осіб (згідно віз керівництва), накопичення та зберігання; реєстрація та накопичення вихідної документації; ведення обліку документів, що містять гриф «БТ», «ДСК» та «Не для друку»; облік звернень та скарг громадян; реєстрація (ведення журналів реєстрації в електронному вигляді) внутрішнього листування між структурними підрозділами, РУ/філіями/відділеннями Банку, її розподіл та направлення до адресатів; направлення вихідної кореспонденції засобами ЕП НБУ; розробка індексації структурних підрозділів Банку згідно Організаційної структури; реєстрація, сканування, направлення засобами електронного поштового зв’язку наказів з основної діяльності Банку до відповідальних осіб, розміщення наказів на внутрішньому сайті Банку, накопичення наказів на паперових носіях, зберігання, підготовка до передачі до архіву (нумерація, складання внутрішніх описів, засвідчувальних написів та інше); реєстрація, сканування, направлення засобами електронного поштового зв’язку розпоряджень з основної діяльності Банку до відповідальних осіб, накопичення їх на паперових носіях, відповідальне зберігання, підготовка до передачі до архіву (нумерація, складання внутрішніх описів, засвідчувальних написів та інше); здійснення підготовчих робіт з передачі рішень Правління, комітетів і комісії, які ведуться співробітниками Відділу, до архіву Банку; здійснення обліку бланків суворої звітності (фірмові номерні бланки), видача їх під розпис працівникам Банку на їх вимогу; здійснення, на вимогу керівника Відділу або у разі його відсутності, методологічної допомоги співробітникам Банку у правильному оформленні документів у відповідності до вимог діловодства, в тому числі перевірка орфографії, граматики, стилістики та інше; виконання обов’язків секретаря Технологічної комісії Банку; виконання обов’язків секретаря Закупочної комісії Банку; виконання інших поточних завдань за вказівкою начальника Відділу.

реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції (з урахування документів, що містять гриф БТ, КТ та ДСК) Головного Банку, Київської регіональної дирекції та її філій в м. Києві в системі електронного документообігу АСКОД; реєстрація наказів з основної діяльності, їх оформлення для подальшої передачі до архіву Банку; супроводження процесу відправлення документів (оформлення конвертів, реєстрів за ф. 103, повідомлень про вручення відправлення за ф.ф. 119 та CN 07, товарно – транспортних накладних та інш.); оформлення та зведення замовлення на підписку періодичних видань; упорядкування виконаних та закінчених в діловодстві документів підрозділу; складання номенклатури справ відділу, консультативне супроводження складання номенклатур справ структурних підрозділів Головного банку, Дирекцій та Відділень Банку, підготовлення виписок для підрозділів та безпосереднє зведення загальної номенклатури справ Банку; ведення підготовчої роботи з документами підрозділу для подальшої передачі до архіву (систематизація, нумерація, складання внутрішнього опису та засвідчувального напису справ, зшивання, оправлення, тощо) надання консультаційної допомоги структурним підрозділам (включаючи РД та їх Відділення) з питань ведення діловодства; тестування та введення в дію системи АСКОД, проведення семінарів та консультування секретарів РД з питань введення та роботи з вищезгаданою системою; виконання завдань безпосереднього керівника

забезпечення загального керівництва роботи Канцелярії на підставі завдань та розпорядчих документів Банку; своєчасне виконання завдань, які стоять перед Канцелярією, згідно з вимогами нормативних та організаційно-розпорядчих документів Банку та НБУ; підготовка наказів та розпоряджень з основної діяльності Банку в межах своєї компетенції; написання листів за вказівкою Голови Правління; пошук та підбір необхідного матеріалу для Голови Правління на його вимогу; формування пакетів документів на підпис Керівника Банку та його заступників, подальший розподіл вхідної кореспонденції між структурними підрозділами Банку, контроль за своєчасним виконанням завдань; участь у кредитному процесі Банку (адміністрування кредитного процесу філій: прийняття кредитних справ, реєстрація, отримання висновків від служб Банку, що є учасниками погоджувальної частини кредитного процесу згідно регламенту; передача отриманих висновків до філій для усунення недоліків, контроль за виконанням встановлених умов та пропозицій, складання та підписання протоколів засідання Кредитного комітету Банку, реєстрація та доведення рішення до виконання відповідної філії); виконання функцій секретаря Зборів, Комітетів та Комісій Банку, підготовка та розсилання матеріалів до нарад, створення та доведення до відома членів комітетів регламенту засідання, участь у нарадах у якості секретаря, ведення та складання протоколів засідань, погодження та підписання, реєстрація, доведення рішень до виконавців, контроль за виконанням прийнятих рішень, звітування перед Головою Правління на щотижневих нарадах про результати виконання, прийняті рішення, тощо архівна справа (забезпечення правильного оформлення справ, що передаються до архіву Банку на зберігання згідно нормативно-правових актів України, складання внутрішніх описів та засвідчувальних написів справ, методично-координаційна робота зі структурними підрозділами Банку з даного напрямку); методична робота (створення, погодження, підписання, винесення на розгляд Правління Банку, затвердження рішенням Правління, реєстрація та доведення до виконання структурних підрозділів внутрішніх нормативних актів Банку з питань діловодства, написання посадових інструкцій працівників підпорядкованого підрозділу, тощо); складання номенклатури справ підрозділу, зведення загальної номенклатури справ Банку; робота з документами, що мають грифи БТ та ДСК; робота з кур'єрськими службами доставки; своєчасне ознайомлення керівництва Банку, начальників управлінь, відділів, конкретних виконавців з документами, які надходять до Банку; ведення реєстрації наказів, службових розпоряджень з основної діяльності Банку, довіреностей на вчинення дій від імені Банку; організація розсилки структурним підрозділам нормативних розпорядчих документів, наказів, інструктивних матеріалів Банку; здійснення методичного керівництва і надання практичної допомоги з діловодства структурним та відокремленим підрозділам Банку (філії, відділення, регіональні управління); оформлення підписки на періодичні видання для співробітників Банку; розподіл навантаження між працівниками Канцелярії на період чергових щорічних відпусток, дородових та післяродових лікарняних, відпусток по вихованню дитини, лікарняних, та на період відгулів; організація навчання працівників Канцелярії з підвищення їх кваліфікації; забезпечення належної трудової і виконавчої дисципліни та якості роботи Канцелярії; виконання функцій особистого асистента Голови Правління на час відсутності особи, яка обіймає дану посаду; виконання інші завдання згідно письмових або усних розпорядження Голови Правління.

складання листів; написання вимог, претензій; проведення претензійної роботи; оформлення рекомендованих, рекомендованих з повідомленням та цінних листів; допомога бухгалтеру в оформленні документів (рахунки-фактури, податкові накладні, довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей

підготовка матеріалів для Заступника Прокурора на наради та колегії; комп'ютерний набір документів на вимогу керівника; ведення діловодства у підпорядкованих безпосередньому керівникові відділах (реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наповнення справ відділів, контроль за виконавчою дисципліною, допомога в оформленні архівних документів, ксерокопіювання та розсилання рішень керівника з питань організації роботи підпорядкованих відділів та прокуратур району, відправлення факсів, оформлення відправної кореспонденції та співпраця з кур'єрами з питань доставки, тощо); у разі необхідності, участь у щотижневих оперативних нарадах, ведення та подальше складання протоколу, доведення рішень керівництва до відома виконавців, контроль за виконанням прийнятих рішень, щотижневе звітування перед керівником щодо стану виконання рішень, тощо; організація прийому відвідувачів керівника; ведення діловодства справ керівника (підготовка документів до підпису, подальший розподіл: розмноження, ознайомлення, оформлення н/п, карток руху та контрольних карток, доведення рішень до виконавців, тощо; оформлення документів керівника для подальшої передачі до архіву установи); виконання інших доручень керівника

координація роботи секретарів приймалень та інспекторів Канцелярії; контроль за виконанням доручень керівництва (внутрішні розпорядчі документи, службові записки), нагляд за виконанням документів працівниками прокуратури (вчасне виконання контрольних завдань Прокуратури міста та Генеральної прокуратури України, дотримання строків при розгляді депутатських запитів та звернень громадян, тощо), консультація працівників з питань діловодства та оформлення документів; організація прийому громадян (прийом, запис та опитування, розподіл між заступниками прокурора, в разі повторного звернення - проведення первинної перевірки наявності наглядового провадження з питання звернень); підготовка та комп'ютерний набір звітів та іншої інформації до щотижневих нарад та колегій; участь в щотижневих нарадах, доповідь прокурору про стан виконавчої дисципліни; замовлення канцелярських, гігієнічних та витратних матеріалів (картриджі до ксероксів та принтерів), оформлення заявок на спеціалістів з налагодження роботи офісної техніки, сантехніки та інше; робота з кримінальними справами, що перебувають у судовому провадженні; робота з наглядовими провадженнями (далі - н/п) у кримінальних справах, що ведуть слідчі прокуратури (збір документів, робота з виконавцями з питань наповнення наглядового провадження, реєстрація н/п, зшиття та підготовка для досудового та судового розгляду) підготовка та сортування документів на підпис керівництва; прийняття, реєстрація, підготовка до розпису та подальший розподіл повісток у кримінальних справах; контроль відвідуваності працівників прокуратури; організація роботи з доставки вихідної кореспонденції; кадрова робота (підготовка, підписання та ознайомлення працівників з наказами та розпорядженнями керівника, оформлення наказів з кадрових питань для технічного персоналу, формування пакетів документів з кадрових питань для Відділу кадрів Прокуратури міста Києва, табелювання, оформлення листків непрацездатності, ведення особових справ технічних працівників та копій особових справ оперативних працівників та інше); отримання та видача заробітної плати працівникам; архівна робота (відбір, оформлення, зшив, оправлення документів для подальшого архівного зберігання, ведення книг надходження та вибуття справ з архіву та внутрішнього руху справ в архіві, відбір та складання актів на списання документів, строк зберігання яких закінчився, опис, оформлення та направлення на зберігання речових доказів у кримінальних справах та інше) виконання доручень керівництва

Контактна інформація доступна лише для зареєстрованих роботодавців.
Перейти до реєстрації компанії/банку